‘Wil jij het verslag schrijven?’ Een
vraag die dikwijls onvoorbereid op het bord van de bestemmeling wordt
gedropt. En die bestemmeling,
oorspronkelijk deelnemer aan een vergadering, is dan plots verslaggever.
Of
anders gezegd: iemand die wezenlijk kan bijdragen tot het debat moet dan plots
luisteraar worden. Een handig trucje om
een felle debater monddood maken, natuurlijk. Een verslag van een vergadering
is een ernstige karwei die voorbereiding vraagt.
Daarom
is het belangrijk dat overheidsdiensten, bedrijven of instellingen een kader
scheppen waarin ze notuleren als belangrijk element van het communicatieproces
beschouwen.
Hoe
begin je aan een verslag? In het boekje
SLIMMER NOTULEREN, geschreven door Ineke Ouwehand, Stefan Gielliet en Marjolein
de Jong leer je niet alleen hoe je moet notities nemen, notuleren dus, tijdens
de vergadering maar ook ontdek je hoe belangrijk het is om de vergadering goed
voor te bereiden. En hoe doe je
dat? Wel, door vooraf met de voorzitter
van de vergadering uitgebreid overleg te plegen over wat hij of zij met de
vergadering wil bereiken, wie er aanwezig zal zijn op de vergadering en hoe jij
kan reageren als je iets niet goed begrepen hebt of als je wil weten of het
gezegde in het verslag kan of niet.
Verder ontdek je hoe je de notities achteraf in een vlot leesbaar
verslag kunt gieten. Twee tips geef ik
je mee: gebruik niet de passieve vorm, je weet wel met het hulpwerkwoord
‘worden’, zoals in de zin ‘dat boek zal
volgende week overhandigd worden’.
En vermijd ook het onpersoonlijk voornaamwoord ‘men’. Vooruit maar, je wordt een beter notulist als
je de tips en tricks in dit boekje toepast.
